Reglamentos Internos

REGLAMENTO SUSTITUTIVO DEL FONDO DE CAJA CHICA

LA CASA DE MONTALVO

Considerando:

  • Que el art. 201 de la LOAFYC, dispone que los organismos del sector público pueden establecer fondos de caja chica, en dinero en efectivo para la atención de pagos urgentes de valor reducido,
  • Que el Decreto Ejecutivo No. 3410, expide el texto unificado de la principal legislación secundaria del Ministerio de Economía y Finanzas, donde se establecen las Disposiciones Generales para el Sector Público, en su Título II en lo referente a los Fondos Fijos de Caja Chica, dispone que cada entidad elabore sus propios instructivos para la utilización de estos fondos,
  • Que la Norma de Control Interno No. 230-6, Título: Fondos de Reposición, expedida por la Contraloría General de Estado, establece la posibilidad administrativa de que las instituciones públicas puedan crear y utilizar recursos a través de Fondos Fijos de Caja Chica, y;
  • Que el Sistema de Administración Financiera eSIGEF establece un Manual para el manejo de Caja Chica y su aplicación obligatoria para todas las Instituciones del Gobierno que están aplicando el sistema.

ACUERDA:

EXPEDIR EL REGLAMENTO SUSTITUTIVO DEL FONDO DE CAJA CHICA

Art. 1.   OBJETIVO.- La Casa de Montalvo, con el objeto de agilitar el trámite de pagos en efectivo de             valores reducidos y urgentes que no pueden ser cubiertos con transferencia, crea el Fondo de Caja Chica.

Art. 2.- LIMITE.- La Casa de Montalvo establece como límite del fondo la cantidad de CIENTO VEINTE DOLARES AMERICANOS ($ 120,00), que será manejado por la Secretaria de la Institución.

Art. 3. – CUANTIA DE LOS DESEMBOLSOS.- El valor máximo de cada desembolso será de hasta el 10% del monto de Caja Chica, o sea hasta un máximo de DOCE DOLARES ($ 12,00).

Art. 4.-UTILIZACION DEL FONDO.- El fondo fijo de caja chica, se puede utilizar para la adquisición de suministros y materiales, útiles de aseo y otros pagos de bienes y servicios.

Art. 5.- PROHIBICION.- En ningún caso se puede utilizar para el pago de anticipo de sueldos ni gastos          repetitivos que podrían ser cubiertos con transferencias ni tampoco exceder del límite establecido.

Art. 6.- REPOSICION.- La reposición del fondo, se efectuará cuando se haya gastado hasta el 70% del monto establecido o por lo menos una vez al mes, previa la presentación del formulario resumen de caja chica, adjuntando los originales de las facturas, comprobante y liquidaciones de compra que justifiquen los pagos realizados.

Art. 7.- DE LAS FACTURAS, COMPROBANTES Y RECIBOS.- Las facturas, comprobantes y recibos deben contener el Registro Único de Contribuyentes de la casa comercial en donde se adquieren los suministros y materiales o en su defecto el nombre, número de cédula de ciudadanía y rúbrica del proveedor de servicios; en todo caso, se observará estrictamente lo dispuesto en las disposiciones legales que en materia tributaria rigen sobre el particular.

Art. 8. -FORMULARIOS Y REGISTROS.- Todo pago realizado con el fondo de caja chica, debe tener el respaldo del respectivo COMPROBANTE DE CAJA CHICA, acompañado de la factura, nota de venta, o liquidación de compra, de la casa comercial o persona donde se adquieren los suministros o los servicios.

Para la reposición se utilizará el formulario RESUMEN DE CAJA CHICA debidamente legalizado con la firma del responsable del manejo del fondo de caja chica, para proceder por Internet, a la rendición de fondos, reposición de fondos y liquidación de fondo en el eSIGEF.

Art. 9. CONTROL.- Para asegurar el uso adecuado de los recursos del fondo, se realizará arqueos periódicos y sorpresivos a cargo de la Unidad Financiera. De dichas diligencias se dejará constancia en Actas.

Dado en Ambato, a los siete días del mes de Mayo del año dos mil ocho.

 

Dra. Zoila Mena Valencia

DIRECTORA ADMINISTRATIVA FINANCIERA

El presente Reglamento fue conocido por Consejo Directivo en sesión de efectuada el jueves 8 de mayo de dos mil ocho, debiendo pasarse a conocimiento de la Junta Directiva para su aprobación.

 

Lic. Mario Mora Nieto                                                                                   Cecilia Morales Ruiz

DIRECTOR GENERAL                                                                                       SECRETARIA

El presente Reglamento fue aprobado por la Junta Directiva en sesión de 3 de julio del año 2008.

 

Arq. Fernando Callejas Barona                                                                              Lic. Mario Mora Nieto

PRESIDENTE DE LA JUNTA                                                                                   SECRETARIO DE LA

         DIRECTIVA                                                                                                        JUNTA DIRECTIVA

 

 

 

REFORMA AL REGLAMENTO SUSTITUTIVO DE UTILIZACION, MANTENIMIENTO, MOVILIZACIÓN, CONTROL Y DETERMINACIÓN DE RESPONSABILIDADES, DE LOS VEHÍCULOS DEL SECTOR PÚBLICO

LA CASA DE MONTALVO

Considerando:

Que el Presidente Constitucional de la República, mediante Decreto Ejecutivo No. 44 publicado en el Registro Oficial No. 11 de 30 de Enero del 2003, ha dictado normas, para el uso de los vehículos oficiales, que es necesario respetar e incorporar a las regulaciones de la Contraloría General.

Que la Institución cuenta con un vehículo exclusivamente para uso administrativo.

Que el segundo inciso de la disposición transitoria del Reglamento de utilización, mantenimiento, movilización, control y determinación de responsabilidades de los vehículos públicos indica que para facilitar su aplicación las entidades dicten las regulaciones e instructivos específicos que se requieran.

ACUERDA:

EXPEDIR LA REFORMA AL REGLAMENTO SUSTITUTIVO DE UTILIZACION, MANTENIMIENTO, MOVILIZACIÓN, CONTROL Y DETERMINACION DE RESPONSABILIDADES DEL VEHICULO

CAPITULO I

NORMAS FUNDAMENTALES

Art. 1.- Utilización del Vehículo.- El vehículo perteneciente a la Casa de Montalvo se destinará exclusivamente para el cumplimiento de las labores estrictamente oficiales y para la atención de emergencias nacionales o locales, y se observarán de modo estricto las normas legales y reglamentarias vigentes, así como las que constan en el Decreto 44 y las del Reglamento de Utilización, mantenimiento, movilización, control y determinación de responsabilidades de los vehículos del sector público y de la entidades de derecho privado que disponen de recursos públicos.

Art. 2.- Ámbito de aplicación.- Se sujetarán a las disposiciones del presente Reglamento los dignatarios, autoridades, funcionarios, empleados y servidores de la Casa de Montalvo.

Art. 3.- Movilización del vehículo.- El vehículo de la Casa de Montalvo está destinado exclusivamente para uso oficial, es decir para el desempeño de funciones públicas, en los días y horas laborables y no podrá ser utilizado para fines personales, ni familiares, ajenos al servicio público, ni en actividades electorales y políticas.

Para la movilización del vehículo fuera de la sede donde los funcionarios y empleados ejercen habitualmente sus funciones, las órdenes de movilización serán emitidas por la máxima autoridad o la dirección administrativa y tendrán una vigencia no mayor de 5 días hábiles.

Se excluyen de las normas contenidas en los incisos anteriores, relativos a días y horas no laborables únicamente en los casos de existir actividades planificadas como programas culturales o museos itinerantes.

4.- Funcionarios responsables.- Son responsables del cumplimiento de las normas contenidas en este Reglamento, los dignatarios, autoridades, funcionarios y servidores públicos a cuyo cargo esté el vehículo y el conductor del mismo.

En la Casa de Montalvo el manejo del vehículo estará a cargo de la máxima autoridad cuando crea pertinente y del conductor administrativo, éste a su vez tendrá la responsabilidad sobre el chequeo del vehículo y llevarlo a una mecánica autorizada cuando sea necesario para su mantenimiento respectivo.

Los servidores encargados de la gestión del presupuesto y de la gestión administrativa, serán los responsables de la programación y de la compra de los vehículos, que exclusivamente se los adquirirá cuando, con las debidas evidencias justificativas, se los califique como indispensables para el cumplimiento de las actividades de la Institución.

Art. 5.- Logotipo, placas oficiales y conducción de los vehículos.- El vehículo de la Casa de Montalvo de acuerdo al Reglamento general deberá llevar el logotipo de la entidad, las placas oficiales, y será conducido exclusivamente por el conductor administrativo, que se lo considerará también responsable de su cuidado, mantenimiento preventivo básico y del cumplimiento de las leyes y reglamentos vigentes sobre el tránsito y el trasporte terrestres.

CAPITULO II

DEL CONTROL Y MANTENIMIENTO VEHICULAR

Art. 6- Orden de Movilización.- La máxima autoridad o la dirección administrativa financiera están facultados para autorizar la movilización del vehículo. Los funcionarios que deban cumplir con una comisión que implique viáticos, o subsistencias deberán tramitar, con al menos veinticuatro horas de anticipación la respectiva “Orden de movilización”, previo visto bueno del Jefe de la unidad a la cual pertenece el solicitante.

La orden de movilización se emitirá en formularios preimpresos y contendrá los siguientes datos:

  1. Identificación de la entidad, antecediendo a la misma el encabezamiento siguiente: “Orden de Movilización”;
  2. Lugar, fecha y hora de emisión de la orden,
  3. Motivo de la movilización;
  4. Lugar de origen y destino;
  5. Tiempo de duración de la comisión
  6. Nombres y apellidos completos del conductor y del servidor público a cuyo cargo está el vehículo oficial, con los números de las cédulas de ciudadanía.
  7. Descripción de las principales características del vehículo, es decir, marca, color, número de placas de identificación y de la matrícula; y,
  8. Apellidos, nombres, y firma del funcionario que emitió la orden.

En ningún caso la orden de movilización tendrá carácter permanente, indefinido y sin restricciones.

Art. 7 Registros y estadística.- La Unidad Administrativa Financiera para fines de control y mantenimiento, deberá llevar los siguientes formularios de registro:

  1. Inventario del vehículo, accesorios y herramientas                    Contabilidad
  2. Control de mantenimiento, lubricantes y repuestos                    Contabilidad 
  3. Orden de movilización;                                                                     Dir.Gen. Dir. Ad.Fin. 
  4. Informe diario de movilización del vehículo, con registro de entrada y salida del vehículo, kilometraje y novedades y accidentes.                                        Conductor 
  5. Control de combustible;                                                                 Contabilidad 
  6. Orden de provisión de combustible;                                              Dir. Adm. Finan.
  7. Acta de entrega recepción del vehículo.                                       Contabilidad

Art. 8.- De la custodia del vehículo.- La autoridad o el servidor autorizado serán los únicos responsables de la custodia del vehículo durante el tiempo requerido para el cumplimiento de las labores oficiales encomendadas, Las llaves del vehículo deberán permanecer siempre en poder de la dirección general y de la dirección administrativa.

Cuando el vehículo se destine a comisión que implique viáticos o subsistencias, la responsabilidad por el cuidado, protección y mantenimiento del mismo corresponderá al Conductor Administrativo.

Al término de la jornada de trabajo o de la comisión, los vehículos se guardarán en los patios del garaje contratado.

El Conductor Administrativo será responsable de recibir el vehículo en el garage, en perfectas condiciones, con sus partes y accesorios completos y procederá a entregarlo en el mismo lugar y en idéntica forma, utilizando para este propósito el formulario “Registro de entrada y salida de vehículos”.

Art. 9.- Notificación de percances.- El Conductor Administrativo informará a la Dirección Administrativa de cualquier novedad o percance ocurrido al vehículo; y, para este fin, utilizará el formulario “Parte de novedades y accidentes” proporcionado por la compañía de seguros. En caso de accidente de tránsito se adjuntará también el parte extendido por autoridad competente.

Art. 10.- Mantenimiento preventivo y correctivo.- El cuidado y mantenimiento del vehículo se lo efectuará en talleres autorizados por la Institución y podrá ser preventivo y correctivo: el primero se lo realizará en forma periódica y programada, antes de que ocurra el daño y la consecuente inmovilización del vehículo: y el segundo se lo efectuará al ocurrir estos eventos.

Para tales fines se utilizará el formulario “Control de mantenimiento”, en el que constarán los datos de la última revisión o reparación y el aviso de la fecha en que debe efectuarse el siguiente.

La persona responsable del control del mantenimiento (Contabilidad), según el literal b) del artículo 7 y el Conductor Administrativo son solidariamente responsables del mantenimiento, custodia y control del vehículo.

El conductor para cada movilización, revisará y controlará el vehículo asignado a su custodia, observará los niveles de aceite, agua y demás lubricantes, la presión y el estado de los neumáticos, accesorios, así como también cuidará el aseo interior y exterior del vehículo. Además será responsable del chequeo de todas las partes mecánicas y eléctricas del automotor.

Art. 11.- Abastecimiento de combustible y Lubricantes.- Se establecerá un control del consumo de combustible con referencia hecha al rendimiento medio de kilómetros por galón de acuerdo al tipo de vehículo.

Para fines de abastecimiento se utilizará el formulario “Orden de Provisión de combustibles”, el mismo que será entregado por la dirección administrativa a los surtidores con los cuales se tenga convenio.

Del cambio de aceite, líquido de frenos y otros lubricantes de acuerdo al tipo de vehículo, así como de los filtros, será responsabilidad de la persona encargada del vehículo, el cual solicitará la Orden de Mantenimiento a la Dirección Administrativa para realizar en el lugar autorizado por la Institución.

CAPITULO III

DEL PERSONAL RESPONSABLE

Art. 12.- Del personal de conductores.- Es facultad de la autoridad nominadora por medio de la Unidad de Recursos Humanos de cada institución, seleccionar, nombrar o contratar al conductor, quién deberá acreditar los siguientes requisitos:

  1. Ser conductor profesional, con experiencia no menor de cinco años;
  2. Exámenes médicos, en especial los de reflejos y visuales;
  3. Certificados de trabajo, honorabilidad y conducta;
  4. Prueba de conducción a satisfacción del Director General
  5. Cumplir con los requisitos establecidos por las entidades del sector público y por las entidades sobre las que rige este Reglamente; y,
  6. Los demás requisitos establecidos en la ley y los reglamentos.

Art. 13.- Seguros de los vehículos.- El vehículo de la Casa de Montalvo será asegurado contra accidentes, robos, riesgos contra terceros. Las pólizas serán contratadas con compañías nacionales, en las condiciones mas adecuadas para la Institución y de conformidad con lo que disponen las leyes y reglamentos pertinentes.

La dirección administrativa proporcionará la información y documentación disponible para que un abogado de acuerdo a las decisiones de la máxima autoridad de la Institución patrocine las causas judiciales en defensa de la institución y la determinación de responsabilidades que sean del caso.

Art. 14.- Logotipo de identificación del vehículo.- El vehículo será identificado por medio del logotipo de la Institución, a los costados del mismo.

El vehículo deberá ser matriculado y portar la respectiva placa, como dispone la Ley de Tránsito y Transporte Terrestres y su Reglamento, vigentes.

CAPITULO IV

DE LAS PROHIBICIONES Y SANCIONES

Art. 15.- Retiro De las órdenes de movilización.- La Unidad de la Contraloría General que participe en el operativo de control de los vehículos oficiales, está autorizada a retirar las órdenes de movilización que no cumplan con lo indicado en los artículos 3 y 6 de este Reglamento.

La unidad encargada del control, en los tres días hábiles siguientes, informará al Contralor General de los resultados obtenidos.

Art. 16.- Causales de responsabilidad administrativa.- Son causales para la determinación de responsabilidades administrativas, en armonía con lo previsto en la Ley de la Contraloría General del Estado las siguientes:

  1. Emitir órdenes de movilización: sin causa justificada, sin tener competencia para ello, o con carácter permanente, indefinido y sin restricciones:
  2. Utilizar el vehículo prescindiendo de la orden de movilización, o utilizando la que se encuentre caducada o con carácter permanente o por tiempo indefinido;
  3. Ocultar las placas oficiales, no colocar los logotipos y números de identificación de los vehículos;
  4. Inobservar las normas jurídicas vigentes sobre la utilización de los vehículos oficiales;
  5. Utilizar indebidamente la orden de movilización;
  6. Conducir el vehículo en estado de embriaguez o bajo efectos de cualquier sustancia psicotrópica o estupefacientes, sin perjuicio de otras responsabilidades a que hubiere lugar;
  7. Conducir o utilizar el vehículo oficial por el funcionario o empleado, sus familiares o por terceras personas, no autorizadas;
  8. Evadir o impedir, de cualquier forma, el operativo de control de los vehículos oficiales;
  9. Sustituir las placas oficiales por las de un vehículo particular;
  10. Incumplir el numeral 3 del artículo 45 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado;
  11. Inobservar lo establecido en el artículo 3 de este reglamento.

Serán conjuntamente responsables el conductor y el director general o administrativo que autorizare la salida de un vehículo en malas condiciones o con desperfectos.

Para cumplir con lo dispuesto en el inciso primero del artículo 39 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, los auditores que intervienen en el control de vehículos oficiales levantarán la correspondiente acta que servirá de base para la determinación de responsabilidades.

Art. 17.- Sanciones.- El o los dignatarios, autoridades, funcionarios y servidores públicos que incurrieren en el quebrantamiento de las disposiciones legales y reglamentarias sobre el uso, mantenimiento, movilización y control del vehículo de la Institución serán sancionados con multa o destitución o ambas conjuntamente sin perjuicio de las responsabilidades civiles culposas, o de los indicios de responsabilidad penal a que hubiere lugar, y conforme a los dispuesto en los artículos 46 y 48 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.

El acta que establece el último inciso del artículo 20 de este Reglamento contendrá la información y la solicitud de las sanciones y los sujetos pasivos de la misma y además contemplará la graduación de las penas administrativas conforme lo que ordena el segundo inciso del artículo 46 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.

Art. 18.- Aplicación de sanciones.- Las sanciones serán aplicadas por las autoridades siguiendo el procedimiento previsto en el artículo 48 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del estado.

El pago de multas se lo efectuará en la Dirección Financiera de la Contraloría General del Estado, por constituir un pago por los servicios de control, a fin de recuperar los costos en los que se incurre para este propósito, de conformidad a lo establecido en el artículo 17-A de la Ley 50 de Modernización del Estado, publicada en el Registro Oficial 349 del 31 de diciembre de 1993.

Art. 19.- Registro de infractores.- La Dirección Administrativa de la Contraloría General, llevará un registro de infractores y vigilará que las sanciones solicitadas sean conocidas, tramitadas y aplicadas por la máxima autoridad correspondiente, conforme lo dispuesto en el artículo 548 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la Contraloría General.

La Contraloría General, si es necesario, y teniendo como antecedente el registro de infractores de que se habla en el inciso anterior de este artículo vigilará la aplicación y cumplimiento de las sanciones correspondientes.

Las direcciones regionales y delegaciones provinciales remitirán a la matriz de la Contraloría General, los datos necesarios para llevar el registro de infractores así como una información estadística que permitan conocer los resultados de los operativos conjuntos llevados a cabo por el organismo superior de control y la Policía Nacional.

Art. 20.- Retención de vehículos.- El vehículo de la Institución no podrá constituir como fianza o caución para que recupere la libertad de un conductor que se halle sindicado en un juicio de tránsito.

CAPITULO V

DISPOSICIONES GENERALES

Art. 21.- Disposiciones de acciones de control.- Las acciones de control serán dispuestas por el Contralor General y se realizarán con la colaboración directa de la Policía Nacional y de la Comisión de Tránsito del Guayas, en sus respectivas jurisdicciones.

Las unidades de Auditoria Interna de las instituciones del Estado, colaborarán en las acciones de control dispuestas por el Contralor General, cuando se estime pertinente.

Art. 22.- Enajenación, adquisición y unificación de marcas de vehículos.- La máxima autoridad de cada institución o su delegado podrá autorizar, previo informe de los funcionarios competentes, la enajenación de vehículos de la institución, a través del correspondiente remate público.

Solo podrán adquirirse, con la autorización previa de la Presidencia de la República, los informes igualmente previos de los funcionarios competentes de la institución y la decisión de la máxima autoridad de la misma.

Se prohíbe que el período de servicio para la reposición de los automotores sea menor a tres años; salvo para aquellos casos considerados como fortuitos o de fuerza mayor.

Art. 23.- Consultas.- La absolución de consultas sobre la aplicación del presente Reglamento así como también sus reformas será realizada por el Contralor General.

Dado en Ambato, a los veinte días del mes de julio del dos mil nueve.

Dra. Zoila Mena Valencia

DIRECTORA ADMINISTRATIVA FINANCIERA

El presente reglamento fue conocido y aprobado por el Consejo Directivo en sesión del 20 de julio del dos mil nueve, debiendo pasarse a conocimiento de la Junta Directiva para su aprobación.

 

Lic. Mario Mora Nieto                                                      Sra. Cecilia Morales

DIRECTOR GENERAL                                                       SECRETARIA

El presente Reglamento fue aprobado por la Junta Directiva en sesión del 7 de Septiembre del dos mil nueve.

 

Arq. Fernando Callejas Barona                             Lic. Mario Mora Nieto

PRESIDENTE DE LA                                               SECRETARIO DE LA

JUNTA DIRECTIVA                                                 JUNTA DIRECTIVA